取材依頼を行う際、先方の連絡先を知らないことも珍しくありません。その場合、どのようにコンタクトを取れば良いのか。
これまで取材依頼を行ってきた中で、大方整理できたのでTSUMIKIでのコンタクト方法についてご紹介します。
取材依頼のコンタクト方法について
取材依頼のコンタクト方法に決まったものはありません。ですが、1つの大きな軸としては「取材予定対象者に負担をかけずにコンタクトする方法」を考えることが必要です。
特にインタビューなどは相手があってこそ。だからこそ、可能な限り先方の負担を小さくするコンタクト方法が理想となってきます。
そんなコンタクト方法について、主なものが下記の4つです。
- お問合せフォーム
- SNS
- 電話
- 訪問
ひとつずつ見ていきましょう。
お問合せフォーム
取材依頼を行う際、まず確認して欲しいのが「WEBサイト」です。WEBサイトがある場合「お問合せフォーム」を用意していたりします。
もし「お問合せフォーム」が設置されている場合は、そこから取材依頼を行いましょう。お問合せフォームから連絡する場合、取材対象者のタイミングでメッセージを確認できるため、比較的先方の負担が少ない取材依頼の連絡方法です。
TSUMIKIでも、まずは店舗名や団体名を検索してWEBサイトの有無を確認し、お問合せフォームが設置されている場合は、基本的にそちらから取材依頼を行なっています。
SNS
検索を行ってもWebサイトが出てこなかった。あるいは、Webサイトはあったけど
「お問い合わせフォーム」は無かった。
そのときは「SNS」アカウントがあるか確認しましょう。SNSには「メッセージ」や「ダイレクトメール」といったテキストを送れる機能があります。
その機能を利用して、取材依頼を行うというコンタクト方法です。SNSを使ったコンタクト方法のポイントとしては、最後の投稿日と投稿頻度をチェックしておくこと。
「SNSアカウントを開設したけど放ったらかしにしている」なんてことも珍しくありません。このケースの場合、そもそもSNSを開かないので取材依頼のメッセージに気づいてもらえません。
そのため、現在もSNSを利用しているのか確認として、最後の投稿日と投稿頻度をチェックしておくのがオススメです。
最後の投稿日が随分前でも、投稿頻度がそんなに高くない場合、SNSは利用しているんだけど、頻繁に投稿するタイプじゃないだけでメッセージは見てくれていたりします。逆に投稿頻度が高いけど、最後の投稿日が随分前の場合は、そのSNSから離れている可能性があります。
複数のSNSを運用しているケースも少なくないため、その際は活発に動いているSNSからコンタクトするのがオススメです。
電話
店舗や団体などであれば電話番号が公開されているのが一般的なため、電話をしてみるのも接点を作りやすい連絡方法です。
ただ、電話に関しては取り扱いの注意が必要になってきます。電話という連絡方法は、「こちらの都合で相手の作業を中断させてしまう」という取材対象者に負担を強いてしま性質があります。
そして、店舗や団体が電話番号を公開しているのは、お客様や取引先のためであって、「取材依頼を受けるため」ではありません。
このような前提があるため、電話での取材依頼を行う際は、日にちや時間帯、トーク内容について慎重に考える必要があります。
例えば、定食屋さんに取材依頼を行う際は土・日やお昼に連絡しないなど、「忙しいタイミングに連絡しない」配慮が求められます。
電話という負担をかけてしまうコンタクト方法だからこそ、取材対象者の日常をイメージし、可能な限り負担を小さくする工夫を行いましょう。
訪問
取材対象者によっては「お問合せフォーム」が無く、「SNS」を開設しておらず、「電話番号」を公開していないケースもあります。
そのときは訪問を検討しましょう。TSUMIKIでも取材依頼を行う際、上記のケースに直面することがありました。その際は、訪問させていただき、取材依頼を行ない了承を得て取材を行なったこともあります。
ただ、まず前提として肝に銘じておきたいのは「訪問」は取材依頼対象者に強い負担をかけてしまうコンタクト方法ということ。
私たちは取材させてほしいという動機がありますが、取材依頼対象者はそれを望んでいるとは限りません。
そんな中で突然訪問するというのは大きな負担をかけてしまいます。だからこそ、可能な限り負担を小さくする配慮が必要不可欠です。
電話と同じく忙しい時間帯には訪問しないなど、先方のスケジュールを考慮しコンタクトするよう気をつけましょう。
組み合わせる
これまで4つのコンタクト方法を紹介しましたが、必ずしも1つのコンタクト方法で先方からリアクションがあるかというとそうでもありません。
「お問い合わせフォームから連絡が来ていたけど気づかなかった」、「SNSから来ていたメッセージを確認していたけど返信するのを忘れていた」こういったケースあるあるです。
例えば、お問い合わせフォームからコンタクトを試みたけど3日間リアクションが無い。その場合、「先日お問い合わせフォームから取材依頼を送ったのですが届いていましたでしょうか」と電話でコンタクトをとる。
といったイメージです。
「結局電話するなら最初からその方法がスムーズじゃないか」と思ったかもしれません。
確かに、お問い合わせフォームから連絡して3日待っても返信が無いから、電話して取材の了承を得た。と、電話して取材の了承を得た。は、結論だけ見ればどちらも同じ成果を上げています。
むしろ、返信を待つ3日間のタイムロスが無いと言う点では、最初から電話でのコンタク方法が優れています。
しかし、何よりも重要なのは「取材対象者」のことです。
もしかすると、お問い合わせフォームがある会社へ繁忙期や忙しいときに電話でコンタクトを取ってしまい、「忙しいときに電話なんてしやがって」と、本来であれば受けてもらえた可能性がある取材を心象を悪くしてしまい断られてしまうかもしれません。
最悪の場合、失礼なメディア・会社・人と捉えられて、今後の取材の可能性も閉ざしてしまうかもしれません。
自社コンテンツの場合は「自分たちのコンテンツが作れなくなる」で、すみますがメディアをはじめクライアントからコンテンツ制作の仕事を請け負っての取材依頼であれば、クライアントにまでご迷惑をかけてしまいます。
メディアなどクライアントから仕事をいただいた場合は、クライアントの看板も背負っていることを認識して、コンタクトをとる必要があります。だからこそ、段階を踏んでのコンタクト方法がオススメです
あくまでも可能性の話ですが、排除できるリスクはあらかじめ潰しておくことが理想です。大事なことは、先方に取材依頼を快く了承していただき、気持ちよく取材に臨んでいただくことです。
なので、コンタクトを取る際は「先方の負担をかけずにコンタクトする方法」から連絡していき、リアクションが無ければ次のコンタクト方法をとるという流れでTSUMIKIでは進めています。
まとめ
この記事で紹介したコンタクト方法はあくまでも一般論であり、「むしろ電話での連絡がありがたい」なんてこともあります。
ただ、先方がどのコンタクト手段を好んでいるか分からない以上「可能な限り先方の負担を小さくするコンタクト方法」がベストだと思っています。
また、この記事は「ファーストコンタクト」のお話です。取材対象者によっては「もし次、取材依頼の時は電話での連絡がありがたい」という方もいます。
くどいようですが、主人公は取材対象者である先方です。
であれば、柔軟に対応していき先方とコンタクトが取りやすい手段で連絡を取っていきましょう。